Tietosuojaseloste
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Meille on tärkeää, että henkilökohtaiset tietosi pysyvät turvassa ja ovat luottamuksellisia. Työskentelemme tämän päämäärän eteen. Käsittelemme henkilötietoja eri rekisterissä käyttötarkoituksen ja palveluiden mukaan.
Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Jäsenrekisteri sisältää yhdistyksen jäsenten henkilötiedot. Tätä rekisteriä käytetään ainoastaan Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RYtarpeisiin, ja se on suojattu turvallisesti.
1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY (jatkossa Seura)
Sähköposti: info@foredi.fi
Yhteyshenkilö: Nikita Kirillov
2 Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY ja sen osastojen eli paikallisyhdistysten jäsenien henkilötietoja.
3 Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Jäsenrekisteriä käytetään jäsenten henkilötietojen ajantasaiseen hallintaan sekä jäsentiedottamiseen jäsenyyden aikana.
Henkilötietojen käsittely perustuu Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.
Alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja käsitellään vain, kun siihen on saatu lupa vanhemmalta/vanhempainvastuunkantajalta.
4 Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Seuran jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
-
Perustiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika, jos annettu. Ei henkilötunnusta.
-
Yhteystiedot: osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero
-
Jäsenyystiedot: osastotieto, jäsenyyden laji, jäsenyyden kesto, viestintäkielet
-
Jäsenmaksutiedot
-
Tiedot luottamustehtävistä järjestössä ja ansiomerkeistä
-
Tiedot osallistumisesta Seuran jäsenkoulutuksiin, tapahtumiin ja vapaaehtoistyöhön (mikäli tiedot on erikseen syötetty rekisteriin)
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteritiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä. Lisäksi henkilötietoja kerätään ja päivitetään tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY kuuluvilta organisaatiolta koskien esimerkiksi luottamustoimia, vapaaehtoisrooleja, tapahtuma/koulutusosallistumisia sekä järjestön myöntämiä ansiomerkkejä.
6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötiedot on suojattu teknisesti ja fyysisesti ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät työntekijät. Osastojen jäsensihteereillä on pääsy oman osastonsa jäsenten tietoihin. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käytetään vain jäsenyyden, jäsenpalveluiden ja jäsenviestinnän toteuttamiseen. Mikäli henkilötietoja joudutaan lähettämään seuran ulkopuolelle mm. jäsenlehden postitusta, jäsenlaskutusta varten, ne salataan sekä poistetaan välittömästi kun palvelu on toteutettu.
8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 1 vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä, jotta jäsenmaksusuoritteet saadaan kohdistettua oikealle osastolle. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa.
10 Profilointi
Seura voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia mm. luottamustehtävien, viestintäkielen, tapahtumaosallistumisen mukaan. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja uutiskirjeitä ja markkinointiviestejä.
11 Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.
Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilö voi pyytää kirjallista tarkennusta ja hänellä on oikeus varmentaa rekisteröidyn henkilöllisyys ennen pyynnön käsittelyä.
12. Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.
Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen/aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Lisäksi rekisteröity voi antaa Seuralle kanavakohtaisia suostumuksia ja kieltoja: esimerkiksi kieltää uutiskirjeen tai jäsenlehden.
12 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.
13 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Nikita Kirillov osoitteeseen info@foredi.fi.
14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tapahtuma- ja koulutusrekisterin tietosuojaseloste
Tätä rekisteriä käytetään Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RYjärjestämien tapahtumien, seminaarien, koulutusten ja muiden toimintojen osallistujien tietojen käsittelyyn.
1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY (jäljempänä seura)
Sähköposti: info@foredi.fi
Yhteyshenkilö: Nikita Kirillov
2 Rekisteröidyt
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY tapahtuma- ja koulutusrekisterissä käsitellään Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY ja sen osastojen eri tapahtumiin, seminaareihin, koulutuksiin, kerhoihin, työpajoihin yms. tilaisuuksiin ilmoittautuneiden ja osallistuvien/osallistuneiden tietoja, jotka he ovat itsestään antaneet.
3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY tapahtuma- ja koulutusrekisterin tietoja käytetään seuran ja sen osastojen tapahtumien, seminaarien, koulutusten, kerhojen, työpajojen yms. tilaisuuksien osallistujatietojen käsittelyyn ja osallistujien informoimiseen. Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta, rekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä tiedottaminen ja tapahtumien sujuva toteuttaminen. Suoramarkkinointiin pyydetään erikseen lupa.
Eri tapahtumiin, seminaareihin, koulutuksiin, kerhoihin, työpajoihin yms. tilaisuuksiin osallistuvien tietoja kerätään, käytetään ja säilytetään vain siinä laajuudessa kuin niitä tarvitaan ko. tapahtuman, tilaisuuden ja koulutuksen toteuttamiseen.
Alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.
4 Käsiteltävät henkilötiedot
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY tapahtuma- ja koulutusreksiterissä käsitellään vain eri tapahtumien, seminaarien, koulutusten, kerhojen, työpajojen, koulutusten yms. tilaisuuksien toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja, joten kerättävät tiedot vaihtelevat tapahtuman/tilaisuuden/koulutuksen luonteen ja kunkin rekisteröidyn roolin mukaan (mikä rooli hänellä on tapahtumassa).
Tilaisuuden luonteesta riippuen rekisteröidyltä pyydetään ja rekisteriin merkitään ilmoittautumislomakkeessa pyydetyt tiedot, joita ovat:
-
Rekisteröidyn etunimi, sukunimi
-
Rekisteröidyn yhteystiedot:
-
Sähköpostiosoite
-
Postiosoite
-
Laskutusosoite
-
Puhelinnumero
-
-
Taustayhteisön/organisaation nimi (mikäli on tapahtuman kannalta relevantti tieto)
-
Taustayhteisön/organisaation yhteystiedot
-
Sähköpostiosoite
-
Postiosoite
-
Laskutusosoite
-
Y-tunnus
-
Puhelinnumero
-
-
Osallistujan luottamustoimi/tehtävänimike (mikäli on tapahtuman kannalta relevantti tieto)
-
Tieto Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY jäsenyydestä (mikäli on relevantti tieto esim. vaikuttaa osallistumismaksuun)
-
Tapahtuman sujuvan toteuttamisen kannalta olennaiset osallistujan tekemät ohjelmavalinnat/antamat tiedot, eri työpajoihin, työryhmiin, erityisohjelmaan osallistuminen, rooli tapahtumassa
-
Rekisteröidyn antamat erityistiedot ja -toiveet esim. ruokavaliosta ja allergioista, jotka asiakas antaa ja joita hän haluaa käytettävän palvelujen sopeuttamisessa hänen tarpeisiinsa.
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä alennukseen oikeuttava Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY jäsenyys tarkistetaan jäsenrekisteristä.
6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterissä digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY jse sen osastojen käytössä oleviin järjestelmiin, jotka on suojattu asianmukaisesti tietomurtojen varalta palomuurein sekä muiden teknisten keinojen avulla. Suojausta päivitetään säännöllisesti.
Järjestelmiin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
HUOM! Mikäli Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY tai sen osastojen järjestämän tapahtuman/koulutuksen/seminaarin tarkoituksena on edistää toimijoiden verkostoitumista, julkaistaan osallistujien nimet ja taustaorganisaatiot osallistujille jaettavassa materiaalissa itse tapahtumassa. Tästä kerrotaan aina erikseen osallistujille.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY tapahtuma- ja koulutusreksiterin tietoja hyödynnetään vain eri tapahtumien, seminaarien, koulutusten, kerhojen, työpajojen, koulutusten yms. tilaisuuksien osallistujatietojen käsittelyyn ja tapahtuman toteuttamiseen.
Rekisterin henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille rekisterijärjestelmän ylläpitämiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Palveluntarjoajien kanssa on solmittu sopimukset henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY tapahtuma- ja koulutusreksiterin tietoja voidaan siirtää muille toimijoille järjestettävien tapahtumien/tilaisuuksien/koulutukseen liittyvien eri palveluiden kuten majoitus- ja ruokailujärjestelyjen toteuttamiseksi. Tietoja vastaanottavat toimijat ovat sitoutuneet noudattamaan tietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja tietoturvasta huolehtien ja heidän kanssaan on solmittu sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Mikäli tapahtuman/tilaisuuden/koulutuksen järjestämiseen on saatu erillisrahoitusta, joka veloittaa liittämään raporttiin osallistujalistan, luovutetaan pyydetty osallistujalista rahoittajalle niin, että siinä on ainoastaan vaaditut tiedot osallistujista. Rahoittajalla ei ole oikeutta käyttää osallistujatietoja muuhun kuin tilityksen oikeellisuuden tarkistamiseen.
Osallistujatietoja voidaan luovuttaa viranomaisille viranomaismääräyksestä ja lainsäädännön niin edellyttäessä.
8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin ylläpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
-
Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
-
Rekisterin ylläpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Rekisterin ylläpitäjään yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
-
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin se on Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY järjestämän tapahtuman/tilaisuuden/koulutuksen osallistujatietojen hallinnan, toteuttamisen ja jälkihoidon kannalta tarpeellista tai rekisteröity pyytää poistamaan tietonsa.
Osallistujille maksuttomien tapahtumien/tilaisuuksien/koulutusten osalta osallistujatiedot poistetaan jälkiselvittelyjen päättymisen jälkeen, viimeistään 18 kuukautta tapahtuman päättymisestä.
Osallistujille maksullisten tapahtumien/tilaisuuksien/koulutuksen osalta osallistuja- ja laskutustiedot säilytetään enintään 3 vuotta tapahtuman jälkeen. Kirjanpidon tositeaineistossa osallistujan laskutustiedot säilyvät kirjanpitolain mukaisesti enintään 7 vuotta (kuluva vuosi + 6 vuotta).
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyltä pyydetään erikseen lupa suoramarkkinointiin ja rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa rekisterin ylläpitäjälle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
-
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä rekisterissä;
-
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterissä käsitellyt henkilötiedot. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokannan ylläpitäjään (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 1.)
-
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
-
vaatia henkilötietojensa poistamista;
-
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
-
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu;
-
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedotrekisterin ylläpitäjälle, rekisterin ylläpitäjä käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
-
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.
12 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Nikita Kirillov osoitteeseen info@foredi.fi.
13 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Ei-jäsenten uutiskirjetilaukset
Ei-jäsenten uutiskirjetilauksiin liittyviä henkilötietoja käsitellään myös ja suojataan turvallisesti.
1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY
Sähköposti: info@foredi.fi
Yhteyshenkilö: Nikita Kirillov
2 Rekisteröidyt
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY ei-jäsenten uutiskirjerekisterissä käsitellään uutiskirjeen tilanneiden ei-jäsenten tietoja. Seuran jäsenten uutiskirjetilaukset käsitellään jäsenrekisterissä.
3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisteröidyn tekemä uutiskirjetilaus.
4 Käsiteltävät henkilötiedot
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY ei-jäsenten uutiskirjerekisterissä käsitellään vain uutiskirjetilauksen kannalta tarpeellisia tietoja, joita ovat:
Pakolliset:
-
Etunimi, Sukunimi / nimimerkki
-
Sähköpostiosoite
-
Tilatun uutiskirjeen tyyppi
Muut mahdolliset Rekisteröidyn antamat tiedot:
-
Kiinnostuksen kohteet
-
Postiosoite
-
Puhelinnumero
-
Taustayhteisön/organisaation nimi
-
Tehtävänimike
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.
6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterissä digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY käytössä oleviin järjestelmiin, jotka on suojattu asianmukaisesti tietomurtojen varalta palomuurein sekä muiden teknisten keinojen avulla. Suojausta päivitetään säännöllisesti.
Järjestelmiin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY ei-jäsenten uutiskirjereksiteriä hyödynnetään vain uutiskirjeiden lähettämiseen.
8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin ylläpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
-
Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
-
Rekisterin ylläpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Rekisterin ylläpitäjään yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
-
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille näiden omaan käyttöön tai ETA-alueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö haluaa tilata uutiskirjeen. Rekisterin tietojen ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa uutiskirjetilauksen käyttämällä uutiskirjeen perässä olevaa peruutuslinkkiä tai ilmoittamalla peruutuksesta rekisterin yhteyshenkilölle (tarkemmat tiedot kohdassa 1).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
-
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä rekisterissä;
-
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterissä käsitellyt henkilötiedot. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokannan ylläpitäjään (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 1.)
-
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
-
vaatia henkilötietojensa poistamista;
-
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
-
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu;
-
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedotrekisterin ylläpitäjälle, rekisterin ylläpitäjä käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
-
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.
12 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Nikita Kirillov osoitteeseen info@foredi.fi.
13 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
Sisältää Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RYkanssa yhteistyössä olevien organisaatioiden/yhteisöjen yhteys- ja asiakastietoja.
1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY
(jäljempänä seura)
Sähköposti: info@foredi.fi
Yhteyshenkilö: Nikita Kirillov
2 Rekisteröidyt
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY sidosryhmäreksiterissä käsitellään Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY eri sidosryhmiin kuuluvien organisaatioiden/yhteisöjen yhteys- ja asiakastietoja.
3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY sidosryhmäreksiterissä käsitellään Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY eri sidosryhmiin kuuluvien organisaatioiden ja yhteisöjen yhteys- ja asiakastietoja ja sitä käytetään sidosryhmäsuhteiden hoitoon, asiakkuuksien hoitoon, monikanavaiseen kontaktointiin, viestintään, tapahtumahallintaan ja projektitoimintaan siltä osin, kun organisaatio on mukana seuran projektitoiminnassa. Rekisteritietoja käytetään myös Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY palveluiden markkinointiin ja myyntiin. Rekisteriin tallennetaan myös potentiaalisten sidosryhmäorganisaatioiden tietoja.
Sidosryhmiin kuuluvat erilaiset suomalaiset ja ulkomaiset järjestöt, yhteisöt, yksityiset ja julkishallinnon organisaatiot, viranomaiset, oppilaitokset, ryhmät ja yritykset.
4 Käsiteltävät henkilötiedot
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY sidosryhmäreksiterissä käsitellään vain sidosryhmäorganisaatioiden sellaisia yhteys- ja asiakastietoja, jotka ovat oleellisia sidosryhmäsuhteiden, asiakassuhteen hoidon, kontaktoinnin, markkinoinnin ja projektitoiminnan kannalta.
Rekisteriin merkitään:
-
Yhteisön/organisaation nimi
-
Yhteisön/organisaation yhteystiedot (siltä osin kun ovat tiedossa ja oleellisia)
-
Sähköpostiosoite
-
Postiosoite
-
Laskutusosoite ja Y-tunnus
-
Puhelinnumero
-
-
Yhteyshenkilön nimi, titteli ja yhteystiedot (siltä osin, kun tieto on oleellinen)
-
Tieto mitä tuotteita, palveluita asiakas on ostanut Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY, missä toiminnassa/projekteissa/tapahtumissa organisaatio on ollut mukana, tieto markkinointitoimenpiteistä (siltä osin, kun tieto on oleellinen)
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään järjestelmään Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY ja sen yksiköiden piirissä tapahtuvan toiminnan kautta. Tietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään, täydennetään ja ylläpidetään asiakaskontaktien perusteella. Rekisteriin merkitään pyynnöstä seuran viestinnästä kiinnostuneet sidosryhmäorganisaatiot ja niiden yhteyshenkilöt sekä seuran yhteistyökumppanit. Yhteisöistä voidaan kerätä tietoa myös julkisesti saatavilla olevista rekistereistä ja organisaatioiden kotisivuilta.
6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterissä digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY käytössä oleviin järjestelmiin, jotka on suojattu asianmukaisesti tietomurtojen varalta palomuurein sekä muiden teknisten keinojen avulla. Suojausta päivitetään säännöllisesti.
Järjestelmiin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY sidosryhmärekisterin tietoja hyödynnetään vain seuran omaan toiminnassa, niitä ei luovuteta kolmansille toimijoille. Rekisterin henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille rekisterijärjestelmän ylläpitämiseksi.
8 Siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin ylläpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
-
Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
-
Rekisterin ylläpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Rekisterin ylläpitäjään yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
-
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin organisaatio kuuluu Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RY sidosryhmään tai rekisteröity (sidosryhmäorganisaation edustaja) pyytää poistamaan tietonsa. Rekisterin tietojen ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti vähintään 2 vuoden välein.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä (sen edustajalla) on oikeus koska tahansa vastustaa yhteystietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa rekisterin ylläpitäjälle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
-
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä rekisterissä;
-
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterissä käsitellyt henkilötiedot. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokannan ylläpitäjään (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 1.)
-
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
-
vaatia henkilötietojensa poistamista;
-
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
-
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu;
-
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedotrekisterin ylläpitäjälle, rekisterin ylläpitäjä käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
-
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.
12 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Nikita Kirillov osoitteeseen info@foredi.fi.
13 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Evästeiden käyttö ja henkilötietokäytäntö kotisivuillamme
Verkkosivustollamme käytämme evästeitä parantaaksemme sivuston toiminnallisuutta ja tarjotaksemme asiaankuuluvaa sisältöä. Analysoimme myös käyttäjien toimintaa sosiaalisen median alustoillamme kunkin alustan tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
Käytämme evästeitä seurataksemme sivustomme käyttäjätoimintaa parantaaksemme käyttökokemusta, optimoidaksemme sivuston suorituskykyä ja kohdentaksemme mainontaa. Alla on tietoa siitä, miten käytämme evästeitä ja miten voit hallita niitä. Jos et hyväksy evästeiden käyttöämme, pyydämme ystävällisesti välttämään sivustomme käyttöä.
1 Mitä evästeet ovat?
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun käyt verkkosivulla. Myöhemmillä vierailukerrallasi ne lähetetään takaisin verkkosivullemme tai toiselle verkkosivulle, joka tunnistaa evästeen.
2 Sivustomme käyttämät evästeet
Käytämme sivustollamme sekä väliaikaisia että pysyviä evästeitä. Väliaikaiset evästeet säilyvät vain siihen saakka, kunnes suljet selaimesi. Käytämme myös evästeitä, jotka säilyvät pidemmän ajan.
Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.
Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.
Nettisivumme käyttää Google Analytics –evästeitä. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta Privacy Shield -ohjelmaan kautta.
Sivustomme käyttää myös Facebookin ja Twitterin evästeitä. Näiden evästeiden keräämä tieto saatetaan siirtää ja tallentaa näiden toimijoiden palvelimille, jotka saattavat sijaita EU:n ulkopuolella.
Toiminnallisten evästeiden avulla verkkosivumme muistavat valintasi (kuten käyttäjänimi, kieli tai alue) sekä tarjoavat parempia ja yksilöllisempiä ominaisuuksia.
Sivuillamme on myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Jos käytät näitä painikkeita, valitsemaltasi palvelulta voidaan asettaa eväste päätelaitteellesi. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme.
3 Miten evästeitä hallitaan ja miten ne poistetaan?
Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta voit yleensä muuttaa selaimen asetuksia ja estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.
Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi. Evästeen tai evästeluokan käytöstä poistaminen ei vielä poista evästettä selaimestasi, vaan sinun on tehtävä se itse selaimesi kautta.
4 Kommentoijien kirjautumistietoja käytetään vain robottien poissulkemiseen
Sinun on kirjauduttava sivustollemme voidaksesi kommentoida blogeja ja muita artikkeleita. Pyrimme näin rajaamaan mainosrobottien yms. automaattiviestit.
Blogikommentoijien rekisteröitymistiedot näkyvät vain sivuston pääkäyttäjille eikä kirjautumistietoja käytetä muuhun kuin robottien poissulkemiseen. Kommentoija voi sulkea tunnuksensa milloin haluaa. Kommentoijaksi voi kirjautua omalla nimellä tai nimimerkillä.
5 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Lisätiedot ja yhteydenotot
Nikita Kirillov, info@foredi.fi
Yhteyshenkilö
Jos sinulla on kysyttävää, voit ottaa yhteyttä Initiative for Resistance and Dialogues (Initiative FoReDi) RYpuheenjohtajaan Nikita Kirilloviin: info@foredi.fi.